Différence entre contrôle de gestion, comptabilité analytique et générale

Définition et distinction entre contrôle de gestion, comptabilité analytique et comptabilité générale

La comptabilité est un outil permettant notamment de dresser un bilan d’une période donnée, d’établir à un moment donné une photographie de l’entreprise... Qu’est ce que le contrôle de gestion? Le contrôle de gestion est destiné à aider les responsables de service à piloter leurs activités et à agir dans le sens de la stratégie de la firme.

Qu’est ce que la comptabilité analytique? Elle permet d’analyser les éléments qui éclairent les prises de décisions à travers l’analyse des coûts qui jouent un rôle important dans les prises de décisions.

La comptabilité analytique complète la comptabilité générale on lui fournissant les bases de l’évaluation des éléments de l’actif de l’entreprise, et les bases nécessaires à l’établissement des provisions des charges et produits et d’en assurer le contrôle.

I. La notion de contrôle de gestion

Le mot contrôle est ambigu car il peut être associé à celui de vérification. C’est par exemple le cas d’un commissaire aux comptes qui est conduit à vérifier que les comptes annuels sont réguliers, sincères, et donnent une image fidèle du résultat et du patrimoine de l’entreprise. Cependant, à mesure que l’environnement devient plus complexe est incertain, les managers souhaitent avoir plus de maitrise sur l’ensemble de la gestion de l’entreprise. Plusieurs définitions du contrôle de gestion peuvent être proposées :

– Celle donnée par le Plan Comptable Général de 1982 : « contrôler la gestion de l’entreprise c’est maitriser sa conduite en s’efforçant de prévoir les évènements pour s’y préparer avec son équipe et s’adapter à une situation évolutive ».

– Celle donnée par Anthony en 1965 : « le contrôle de gestion est le processus par lequel les dirigeants s’assurent que les ressources sont obtenues et utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs) et efficience (par rapport aux moyens employés) pour réaliser les objectifs de l’organisation ».

Il faut entendre ce terme de contrôle de gestion au sens de processus régulateur permanent des projets, des démarches, des choix,… c’est-à-dire du gouvernement de l’entreprise. L’objet du contrôle de gestion est de maitriser la performance c’est-à-dire que les objectifs stratégiques soient atteints (=>efficacité) et que les moyens engagés maximisent la valeur obtenue et perçue par les clients et les actionnaires (=>efficience). La mise en œuvre du contrôle de gestion suppose au moins deux conditions impératives : il faut que les objectifs présentent un caractère non ambigu, si les objectifs ne sont pas correctement identifiables par les membres d’une organisation, il est impossible alors de mettre en œuvre des dispositifs pour les atteindre. Il faut aussi qu’il y ait la possibilité de mesurer les résultats sachant qu’il est parfois impossible de quantifier les résultats obtenus soit parce qu’ils sont trop qualitatifs, soit parce qu’il n’existe pas de représentation de l’activité. Dans la plupart des cas, on va alors se limiter à contrôler les moyens engagés (pour les médecins, on va limiter les quotas concernant certains actes médicaux ; pour l’hôpital public, doit-on maximiser la production d’actes médicaux ou contribuer à l’amélioration de l’état de santé de la population ?)

Trois moments rythment le déroulement du contrôle dans un tel système :

– La définition de normes, de standards, c’est-à-dire de conditions types, d’état idéal ou plus largement, d’objectif.

– La comparaison, une fois l’action entreprise, entre le résultat observé et la norme en vue de mesurer l’écart éventuel séparant ce qui est constaté de ce qui était voulu.

– Ce 3^ème moment doit correspondre à une action corrective qui peut consister soit à rechercher des moyens susceptibles d’aligner le résultat effectif sur le but désigné, soit à réviser l’objectif de départ si aucun moyen supplémentaire n’a été trouvé.

II. Les finalités du contrôle de gestion

A. Les avantages attendus par la direction générale

Le contrôle contraint les dirigeants à ne jamais prendre de décision sans tenter d’en appréciation a priori les effets. C’est aussi un moyen d’alerte qui obligera la direction générale à abandonner une manœuvre stratégique lorsque celle-ci sera mal engagée.

Le contrôle garantit de réduire l’arbitraire des opinions personnelles dans des domaines où la tentation est grande de faire prévaloir une volonté qui n’est pas toujours rationnellement fondée. Il contribue à améliorer les compétences des managers en matière de gestion.

En ce qui concerne l’organisation et l’animation de l’entreprise, le système de contrôle oblige à situer les responsabilités et donc, garantit une meilleure coordination entre les services.

Enfin, le contrôle allège la tâche de la direction générale puisqu’il donne à chacun, à tous les niveaux de la hiérarchie, les moyens d’agir sans référé à l’échelon supérieur. C’est un outil de décentralisation qui accroit la motivation des différents responsables en leur accordant une plus grande autonomie de décision.

B. Les avantages attendus par les autres fonctions

Le contrôle de gestion contraint les responsables marketing à ne s’occuper que des problèmes commerciaux, par exemple, en attirant l’attention en cas de perte de part de marché d’une division.

Il oblige aussi les responsables financiers à structurer leurs activités, à mettre en place des plans de financement, à prévoir avec rigueur les entrées et les sorties d’argent grâce au budget de trésorerie.

Il favorise un emploi plus rationnel des moyens de production puisqu’il oblige à réfléchir à une meilleure utilisation du matériel ou des méthodes de fabrication.

Au total, le contrôle de gestion oblige la direction à mettre en place une organisation de comptabilité de gestion au sens large, adaptée aux caractéristiques et à l’identité de la firme.

III. Comptabilité générale, comptabilité analytique et comptabilité de gestion

A. Un outil de gestion à usage externe

Le système d’information financier comptable, commun à toute entreprise est la première source de données pour mesurer et analyser la situation économique de l’entreprise en termes de solvabilité, de liquidités, de rentabilité…

La comptabilité générale a essentiellement pour objet l’enregistrement des flux entre l’entreprise et son environnement et elle est destinée notamment aux tiers qui financent les activités de l’entreprise tels que les fournisseurs, les prêteurs, les actionnaires. Mais elle est destinée aussi à ceux, plus largement, qui ont besoin d’évaluer la situation de l’entreprise tels que les clients, l’Etat et les représentants des salariés. Mais elle n’est pas un outil de gestion en interne car elle ne propose pas de décomposer les coûts et de calculer des rentabilités par activité, par exemple elle ne répond pas à des préoccupations telles que : parmi les commandes, quelles sont celles qui contribuent à améliorer le résultat ou celles qui ont pour effet de le dégrader ? Quel est le coût des différents centres d’activité de l’entreprise ? Pour certains services prestataires (entretien, informatique, restauration…), au vu de leurs coûts, l’entreprise n’aurait-elle pas intérêt à sous-traiter à l’extérieur ?

B. La comptabilité analytique, un outil de gestion à usage interne

C’est avec le développement industriel de l’Occident au XIXème que s’est élaboré et diffusé une comptabilité industrielle ayant pour but de mesurer des coûts de production des produits fabriqués tels que les matières premières transformées ou les heures travaillées. Vers 1915, avec la mise en place de l’OST (« Organisation scientifique du travail proposée » par Taylor), la comptabilité s’affine avec une segmentation des activités, un calcul des normes, la mesure des écarts par rapport aux normes, le contrôle des résultats et des responsabilités. La comptabilité va devenir analytique d’exploitation afin de prévoir et de vérifier les réalisations de toutes les organisations et pas seulement industrielles. Le PCG 82 définit la comptabilité analytique de la manière suivante : « la comptabilité analytique est un mode de traitement de données dont les objectifs essentiels sont les suivants : d’une part, connaitre les coûts des différentes fonctions assumées par l’entreprise, déterminer les bases d’évaluation de certains éléments du bilan d’entreprise tels que les stocks ou la production immobilisée, expliquer les résultats en calculant les coûts des produits (B&S) pour les comparer aux prix de vente correspondants ; d’autre part, établir les prévisions de charges et de produits courants (coût préétabli et budget d’exploitation), en constater la réalisation et expliquer les écarts qui en résultent. De manière générale, elle doit fournir tous les éléments de nature à éclairer les prises de décision ».

La comptabilité analytique est un véritable outil de contrôle de gestion qui repose essentiellement sur le calcul des coûts en vue d’éclairer les prises de décisions. Chaque entreprise a la possibilité de choisir son propre système adapté à son activité, sa taille, son organisation, adapté aux besoins des responsables. Cependant, il est opportun de comparer le coût de la recherche et du traitement de l’information avec son utilité réelle.

Deux principes fondamentaux doivent être rappelés :

– Mieux vaut disposer de quelques informations chiffrées significatives que d’une documentation trop abondante et non consultée, faute de temps.

– Mieux vaut disposer d’une information approximative et rapide que d’une information plus exacte mais connue trop tard.

C. De la comptabilité analytique à la comptabilité de gestion

L’expression « comptabilité de gestion » se substitue de plus en plus à celle de comptabilité analytique dans la mesure où elle intègre cette dernière au sens d’un modèle de calcul des coûts. Elle la dépasse dans la mesure où l’analyse qu’elle propose est plus large en fonction des besoins actuels du contrôle de gestion : en effet, les objets d’analyses peuvent être à caractère stratégique (cycle de vie du produit), la gestion de portefeuille de produits ou la gestion de projets. D’autre part, la démarche de la comptabilité de gestion peut établir des liens de causalité et proposer les bases d’une prospection. Les informations fournies par la comptabilité de gestion préparent une analyse quantitative et qualitative pour le contrôle de gestion et la prise de décision.